Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i Kadr
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
mgr Wioletta Rzetelna
Sprawy obywatelskie
Budynek B1, pokój 10
tel. 15 861 40 23 wew. 24
adres e-mail: usc@wojciechowice.com.pl
Sprawy kadrowe
Budynek A, pokój 4
tel. 15 861 40 23 wew. 14
adres e-mail: kadry@wojciechowice.com.pl
Stanowisko ds. ewidencji ludności i ochrony informacji
Podinspektor mgr inż. Marta Słowik-Ruda
Budynek B1, pokój 10
tel. 15 861 40 23 wew. 24
adres e-mail: elud@wojciechowice.com.pl
Stanowisko ds. promocji, spraw obronnych OC i zarządzania kryzysowego
Podinspektor mgr inż. Wioletta Kozioł
Budynek B1, pokój 10
tel. 15 861 40 23 wew. 24
adres e-mail: promocja@wojciechowice.com.pl
Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należy:
- w zakresie zadań USC:
- sporządzanie i rejestracja aktów stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw, zgonów oraz wydawanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego,
- przyjmowanie oświadczeń o: uznaniu ojcostwa i macierzyństwa lub nadania nazwiska męża matki, oświadczeń małżonka rozwiedzionego o powrocie do nazwiska, które nosił przed zawarciem małżeństwa, w uroczystej formie o wstąpieniu w związek małżeński, wyborze nazwiska, uznania dziecka, zmianie imion dziecka,
- przyjmowanie zgłoszeń: urodzenia dziecka w miejscu zdarzenia, zgonu według miejsca zdarzenia, o wpisaniu do aktu urodzenia dziecka wzmianki o tym, że rodzice zawarli małżeństwo oraz przekazywanie tych zgłoszeń zawartych w protokołach do urzędów stanu cywilnego właściwych do sporządzania aktów lub wzmianek,
- wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,
- wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
- przekazywanie informacji o zmianach stanu cywilnego do: Rejestru PESEL, urzędów stanu cywilnego w celu wprowadzania zmian w aktach stanu cywilnego,
- prowadzenie archiwum akt stanu cywilnego,
- organizowanie okolicznościowych uroczystości - jubileuszy pożycia małżeńskiego,
- wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie zadań urzędu stanu cywilnego,
- wykonywanie innych zadań określonych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego oraz w Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym,
- załatwiania spraw konsularnych w sprawach rejestracji stanu cywilnego,
- prowadzenie rejestracji w Systemie Rejestrów Państwowych i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń;
- w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:
- prowadzenie rejestru mieszkańców,
- dokonywanie rejestracji w danych w rejestrze PESEL, w zakresie właściwości rzeczowej wójta gminy o której mowa w art. 10 ustawy, lub przekazywanie ich w formie papierowej w przypadku braku możliwości przekazania w formie elektronicznej,
- sprawdzanie danych w rejestrze PESEL oraz rejestrze mieszkańców oraz usuwanie niezgodności w zakresie swoich kompetencji lub powiadamianie organu właściwego, i osoby której dane były sprawdzane,
- występowanie o nadanie numeru PESEL za pomocą systemu teleinformatycznego, w zakresie właściwości rzeczowej wójta gminy,
- występowanie o zmianę numeru PESEL za pomocą systemu teleinformatycznego,
- prowadzenie spraw związanych z zameldowaniem w miejscu pobytu stałego lub czasowego, wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego lub czasowego, zgłoszeniem wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej obywateli polskich, w tym wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt stały lub czasowy,
- prowadzenie spraw związanych z wymeldowaniem, którzy opuścili miejsce pobytu stałego albo opuścili miejsce pobytu czasowego przed upływem deklarowanego okresu pobytu i nie dopełnili obowiązku wymeldowania się,
- prowadzenie spraw związanych z zameldowaniem w miejscu pobytu stałego lub czasowego, wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego lub czasowego cudzoziemców, w tym wydawanie zaświadczeń,
- wydawanie zaświadczeń zawierających pełny lub częściowy odpis danych, dotyczących wnioskodawcy przetwarzanych w rejestrze mieszkańców oraz rejestrze PESEL, w formie pisemnej lub dokumentu elektronicznego,
- udostępnianie danych jednostkowych z rejestrów mieszkańców oraz rejestrów PESEL w formie pisemnej lub dokumentu elektronicznego,
- prowadzenie spraw związanych z udostępnieniem danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych, uprawnionym podmiotom, nadzorowanie wniesienia odpłatności jeśli udostępnienie danych jej podlega,
- przyjmowanie wniosku od osoby uprawnionej do posiadania dowodu osobistego lub w przypadku osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych od rodzica, opiekuna prawnego lub kuratora,
- wydawanie dowodu osobistego uprawnionym do tego osobom, lub odmowa wydania w przypadkach przewidzianych w ustawie, przyjmowanie zgłoszeń o utraceniu lub uszkodzeniu dowodu osobistego, przez uprawnione do tego osoby, oraz wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, zawieszenie dowodu osobistego, wydawanie zaświadczeń potwierdzających złożenie wniosku o wydanie nowego dowodu osobistego, unieważnienie dowodu osobistego,
- wymiana unieważnianie dowodu osobistego w przypadkach przewidzianych w ustawie, stwierdzanie nieważność dowodu osobistego wydanego osobie, która we wniosku o jego wydanie podała nieprawdziwe dane,
- wprowadzanie danych do Rejestru Dowodów Osobistych,
- przechowywanie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, w tym osób zmarłych,
- wydawanie zaświadczeń zawierających pełny lub częściowy odpis danych, dotyczących wnioskodawcy przetwarzanych w Rejestrze Dowodów Osobistych, w formie pisemnej lub dokumentu elektronicznego,
- udostępnianie lub odmowa udostępnienia danych z Rejestru Dowodów Osobistych w trybie jednostkowym w zakresie posiadanego dostępu, po uiszczeniu opłaty jeżeli ustawa takową opłatę przewiduje,
- udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi znajdującej się w posiadaniu urzędu gminy uprawnionym podmiotom;
- w zakresie ustawy kodeks wyborczy:
- prowadzenie rejestru wyborców w systemie informatycznym, w tym jego aktualizacja,
- skreślanie wyborców - obywateli UE na ich pisemny wniosek,
- udostępnienie rejestru wyborców na pisemny wniosek do wglądu w urzędzie gminy,
- prowadzenie spraw związanych z wpisem do rejestru wyborców na wniosek,
- skreślanie wyborców z rejestru na podstawie zawiadomień z sądu oraz trybunału stanu,
- prowadzenie spraw związanych z reklamacją nieprawidłowości w rejestrze wyborców,
- przekazywanie danych do ministra właściwego do spraw wewnętrznych danych na temat obywateli UE korzystających z praw wyborczych na terenie gminy,
- aktualizacja spisu wyborców, oraz przekazywanie przewodniczącemu obwodowej komisji wyborczej,
- dopisywanie wyborców do spisu na ich pisemny wniosek, oraz zawiadamianie urzędu gminy właściwego ze względu na miejsce ich stałego zamieszkania lub ostatniego zameldowania na pobyt stały, skreślenia ze spisu wyborców,
- wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
- wykładanie spisu wyborców przed wyborami w urzędzie gminy oraz powiadamianie o tym fakcie wyborców, udostępnianie informacji z rejestru wyborców,
- prowadzenie spraw związanych z reklamacją nieprawidłowości w spisie wyborców,
- udzielanie wyborcom niepełnosprawnym informacji o ich prawach,
- sporządzanie aktów pełnomocnictwa oraz przyjmowanie jego wycofania,
- dokonywanie czynności weryfikacji wyborców, zakładanie kart wyborcom w rejestrach,
- w przypadku wyborów korespondencyjnych - przyjmowanie wniosków;
- w zakresie prowadzenia - rejestru danych kontaktowych:
- wprowadzanie wniosków,
- aktualizacja bazy rejestru danych kontaktowych;
- prowadzenie spraw związanych z repatriacją, mniejszości narodowych i etnicznych;
- prowadzenie spraw związanych ze zgromadzeniami i bezpieczeństwem imprez masowych;
- prowadzenie punktu informacji społecznej i obywatelskiej:
- udzielanie porad dla mieszkańców gminy Wojciechowice,
- prowadzenie rejestru udzielonych porad w ramach w/w punktu;
- prowadzenie spraw w zakresie partnerstwa publiczno - prywatnego;
- prowadzenie spraw w zakresie spraw w ramach ekonomii społecznej;
- prowadzenie spraw w zakresie ustalania zmiany i znoszenia urzędowych nazw miejscowości;
- udzielania informacji w sprawie zasad organizacji zbiórek publicznych;
- prowadzenie spraw z zakresu RODO i współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, w tym aktualizacja dokumentacji RODO:
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, rejestru kategorii przetwarzania danych,
- aktualizacja rejestru podpisanych umów powierzenia danych osobowych,
- aktualizacja rejestru wykazu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
- publikowanie i umieszczanie klauzul informacyjnych,
- zgłaszanie osób do szkolenia z zakresu danych osobowych;
- prowadzenie spraw w zakresie działalności gospodarczej:
- dokonywanie wpisów do Centralnej Ewidencji i Informacji o działalności Gospodarczej,
- współpraca z przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności oraz rozwoju gminy.
- przesyłanie informacji w formie sms dla mieszkańców Gminy z wykorzystaniem SISMS zgodnie z dyspozycją kierownictwa Urzędu;
- wywieszanie w siedzibie Urzędu ogłoszenia o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu jest nieznane;
- w zakresie promocji gminy:
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy, komórkami organizacyjnymi Urzędu, a także instytucjami, organizacjami, w tym organizacjami pozarządowymi działającymi na terenie gminy i przedsiębiorstwami w sprawach dotyczących promocji gminy,
- wykonywanie prac związanych z współdziałaniem z innymi gminami, samorządem powiatowym i samorządem województwa w zakresie promocji Gminy,
- przygotowywanie dokumentów, materiałów niezbędnych do promocji Gminy,
- organizacja uczestnictwa Gminy w wystawach, targach krajowych i zagranicznych,
- zbieranie i przygotowywanie informacji dla potrzeb wydawniczych i publicystycznych gminy,
- współpraca z mediami poprzez:
- gromadzenie informacji na temat bieżącej działalności Wójta, Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy,
- współredagowanie urzędowego serwisu internetowego,
- przygotowywanie do udostępniania informacji dla mediów,
- współpraca z lokalnymi mediami w zakresie informowania o działaniach Urzędu i Wójta,
- opracowywanie publikacji dotyczących funkcjonowania organów samorządowych,
- promowanie rozwoju agroturystyki i realizacja zadań z zakresu nadzoru nad rozwojem agroturystyki w Gminie,
- promowanie gospodarstw ekologicznych;
- w zakresie zdrowia, w tym zdrowia psychicznego:
- realizacja polityki zdrowotnej dotyczącej mieszkańców Gminy, w tym dzieci i młodzieży,
- sporządzanie programów opieki zdrowotnej, realizacja oraz ocena realizacji w oparciu o rozpoznane potrzeby i stan zdrowia mieszkańców gminy,
- popularyzowanie programów profilaktycznych i programów zdrowotnych wśród mieszkańców Gminy,
- współpraca z NZOZ w Wojciechowicach,
- podejmowanie działań promujących prozdrowotne zachowania i zdrowy tryb życia;
- w zakresie kultury, dziedzictwa narodowego, sportu i turystyki:
- współpraca z instytucjami kultury, placówkami oświatowymi w zakresie organizacji imprez o charakterze artystycznym, kulturalnymi sportowym oraz organizowania uroczystości gminnych i obchodów świąt narodowych,
- koordynowanie działań związanych z rozwojem życia kulturalnego i sportowego w Gminie,
- współdziałanie z klubami i organizacjami sportowymi, organizacjami pozarządowymi, w tym organizacjami pożytku publicznego,
- prowadzenie spraw z zakresu dziedzictwa narodowego i turystyki,
- prowadzenie rejestru bazy hotelowej oraz ewidencji obiektów agroturystycznych;
- w zakresie powszechnego obowiązku obrony:
- planowanie i wykonywanie przedsięwzięć związanych z opracowaniem i utrzymaniem w stałej aktualności dokumentacji dotyczącej osiągania wyższych stanów gotowości obronnej i funkcjonowania Gminy w okresie zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny,
- planowanie i wykonywanie przedsięwzięć w zakresie przygotowania systemu kierowania obroną Gminy oraz realizacja przedsięwzięć związanych z jego funkcjonowaniem w czasie pokoju, zagrożenia bezpieczeństwa państwa, w tym w razie wystąpienia działań terrorystycznych lub innych szczególnych zdarzeń i w czasie wojny,
- prowadzenie spraw dotyczących zabezpieczenia potrzeb Sił Zbrojnych, w tym związanych z doręczeniem kart powołania w trybie natychmiastowego wstawiennictwa,
- prowadzenie spraw związanych z planowaniem, nakładaniem i realizacją świadczeń na rzecz obrony, w tym Akcji Kurierskiej i spraw związanych z uzupełnieniem sił zbrojnych, opracowywanie i aktualizacja określonej dokumentacji w tym zakresie, a także przygotowywanie projektów decyzji w sprawie świadczeń osobistych i rzeczowych,
- planowanie i wykonywanie przedsięwzięć związanych z realizacja zadań wynikających z obowiązków państwa - gospodarza /HNS/ (w tym prowadzenie dokumentacji punktu kontrolnego HNS i bazy danych na potrzeby HNS),
- prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i wykorzystywaniem służby zdrowia na potrzeby obronne, w tym sporządzanie i aktualizacja planów rozwinięcia i funkcjonowania zastępczych miejsc szpitalnych,
- prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i prowadzeniem rejestracji i kwalifikacji wojskowej na potrzeby obronne, współpraca w tym zakresie z właściwym WKU,
- współpraca z komórką kadrową w zakresie spraw związanych z reklamowaniem pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny,
- realizacja świadczeń wynikających ze szczególnych uprawnień żołnierzy i ich rodzin,
- sporządzanie programów i planów szkolenia obronnego, ich uzgadnianie z organem nadrzędnym oraz uczestniczenie w szkoleniu obronnym organizowanym przez organ, a także przez organy nadrzędne,
- opracowywanie dokumentacji gier i ćwiczeń obronnych, przedstawienie opracowanej dokumentacji do uzgodnienia z WBiZK ŚUW oraz uczestniczenie w prowadzonych grach i ćwiczeniach obronnych,
- dokonywanie określonych analiz i ocen stanu realizacji zadań obronnych w Gminie, opracowywanie sprawozdań, przedstawienie wniosków i propozycji rozwiązań w tym zakresie,
- współpraca z właściwymi jednostkami w zakresie oczyszczania terenów Gminy z materiałów wybuchowych;
- w zakresie obrony cywilnej:
- koordynowanie przygotowań i realizacja przedsięwzięć obrony cywilnej, w tym opracowywanie planów obrony cywilnej, uzgadnianie i przedstawianie do zatwierdzenia organowi nadrzędnemu,
- przygotowanie i zapewnienie działania systemu wczesnego ostrzegania,tworzenie i kierowanie przygotowaniem do działania formacji obrony cywilnej,
- organizowanie i kierowanie przygotowaniem w zakresie ratownictwa, udzielania pomocy poszkodowanym oraz ewakuacja ludności ze strefy zagrożeń,
- planowanie zabezpieczeń materiałowo – technicznych akcji ratunkowych i ewakuacji ludności,
- planowanie i realizacja w sprzęt i w środki, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji sprzętu oraz środków obrony cywilnej, a także prowadzenie magazynu i sprzętu obrony cywilnej,
- planowanie zaopatrzenia załóg, zakłady oraz służby zdrowia w materiały do udzielania pomocy dla ludności poszkodowanej,
- planowanie, wyposażenie formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki i umundurowanie, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji i wymiany sprzętu, środków i umundurowania;
- w zakresie zarządzania kryzysowego:
- opracowywania i przedkładania Wójtowi do akceptacji gminnego planu zarządzania kryzysowego,
- utrzymanie w aktualności gminnego planu zarządzania kryzysowego wraz z załącznikami funkcjonalnymi planu głównego,
- ocena występujących i potencjalnych zagrożeń mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo publiczne i prognozowanie tych zagrożeń,
- koordynacja działań związanych z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie Gminy, w tym udział w pracach komisji ds. szacowania strat w gospodarstwach rolnych tj. udział w lustracjach terenowych, przygotowywanie protokołów strat, zestawień i raportów zbiorczych,
- organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia,
- przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym,
- realizacja zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej;
- w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego:
- inicjowanie działań na rzecz porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz współpraca w tym zakresie z organami sprawiedliwości i ścigania,
- współpraca w zakresie obrony cywilnej oraz ze sztabami powołanymi do zwalczania klęsk żywiołowych ewidencji ludności, zwierząt i mienia z obszarów zagrożonych;
- w zakresie spraw kadrowych i socjalnych:
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy,
- prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
- prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy, w tym karanie, nagradzanie pracowników oraz kierowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych gminy,
- organizowanie szkoleń pracowników i doskonalenia zawodowego,
- współpraca z Referatem Finansowym w sprawie wynagrodzeń pracowników oraz etatyzacji Urzędu,
- prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami zakładowego funduszu, świadczeń socjalnych,
- prowadzenie spraw związanych ze stażami, pracami interwencyjnymi, pracami skazanych;
- w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy należy w szczególności:
- przestrzeganie przepisów i zasad bhp i p.poż. w Urzędzie,
- prowadzenie rejestru, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,
- organizowane szkoleń w dziedzinie bhp przed dopuszczeniem do pracy i szkoleń okresowych,
- organizowanie profilaktycznych badań pracowników – wstępnych, okresowych i kontrolnych, prowadzenie w tym zakresie stosownej dokumentacji (umowy ze służbą zdrowia, skierowań, ewidencji, dokumentacji);
- wykonywanie lub uczestniczenie w wykonaniu zadań będących w kompetencji referatu, a wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz z innych ustaw szczególnych i opracowanych planów.
